sábado, 21 de marzo de 2020

SMARTFENSE, home office by design


Introducción

SMARTFENSE es mi quinto emprendimiento, y es la convergencia entre mis dos pasiones: la ciberseguridad y la educación. De la misma manera que las otras empresas que creé, fue cofundada con socios habitantes en la misma ciudad. Nuestro personal inicial a su vez, también residía en el mismo lugar. Sin embargo, todos estábamos incómodos...

Esto fue así porque implantamos una política de no considerar la presencia física como la única opción para trabajar. Fue duro, porque todos estábamos a un trecho corto incluso a pie, y si bien nos reuníamos presencialmente, no se permitía que los procesos fueran frenados si estábamos a distancia. Si bien considerábamos un privilegio estar reunidos físicamente, eso podía cambiar de un momento a otro por la propia naturaleza de la empresa.

Y así fue. En 2017 participamos del programa de aceleración de empresas del Instituto Nacional de Ciberseguridad INCIBE, llamado CYBERSECURITY VENTURES. Eso significó que como CEO de la empresa estuviera 5 meses en España. Allí fue más duro aún, pero gracias a todo lo hecho anteriormente en pos del home office, nos permitió mantener la operatoria normal de la empresa. Muchos decían que alejar al CEO de la empresa en sus inicios implicaba un riesgo muy grande, y sí, lo fue en algunos aspectos, pero nunca desde el día a día en la empresa ya que no se vió afectada.

Al finalizar el programa de aceleración, ya el equipo se hizo mucho más distribuido aún, pero nada de esto fue un problema porque estábamos preparados tanto mentalmente como tecnológicamente para el desafío: libertad para el personal, autonomía, autogestión y responsabilidad. Tengo que estar agradecido en ese sentido porque quienes se sumaron a SMARTFENSE lo han entendido desde el inicio y pudieron adecuarse a este modo de trabajo, que no implica solamente conectarse de forma remota.

¿Todas las organizaciones son compatibles?

En realidad, no pasa por un tema tecnológico. Eso está solucionado desde hace años con distintas opciones. En primer lugar, se trata del convencimiento de la Dirección, porque implica una forma de gestionar el capital humano depositando la confianza suficiente para que sepan que no se lo medirá por la cantidad de horas dedicadas sino por el compromiso y los resultados.

En segundo lugar, está el tema de la selección del personal, ya que no todas las personas están preparadas para tener estas libertades: implica una gran disciplina y autogestión. Por este motivo, un emprendedor debe buscar otros perfiles con espíritu emprendedor que lo acompañen en la travesía.

Por último, la selección de las herramientas que se adecuen mejor a la organización, siendo lo menos relevante.

¿Cómo es el teletrabajo en SMARTFENSE?

En SMARTFENSE hacemos uso de herramientas colaborativas online que permiten su uso a través de cualquier navegador web y soportan a múltiples usuarios trabajando al mismo tiempo sobre el mismo recurso. Así, es posible trabajar de manera ágil y desde cualquier parte del mundo.

Herramientas de oficina

Puntualmente, utilizamos las herramientas colaborativas de Google Suite. Nos permite editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones en línea. Tiene como ventaja extra que su curva de aprendizaje es realmente baja, por su parecido con software de oficina tradicionales.

Sistemas de gestión

Absolutamente todos los sistemas que tenemos son en la nube, tanto sea para gestionar clientes con Salesforce, con nuestro ERP Xubio y el sistema para dar soporte a través del sistema de tickets OTRS.

Herramientas de comunicación

Nos comunicamos por múltiples medios, dependiendo de las preferencias personales y las de nuestros partners y clientes: Skype, Zoom, Google Meet, Gmail y Boomerang, por ejemplo.

Todas las notificaciones oficiales, como ser las notas de Releases o los mantenimientos programados se realizan desde nuestra propia solución SMARTFENSE con la funcionalidad de Newsletters.

Las encuestas de satisfacción también son cubiertas con SMARTFENSE a través del componente específico para esa función.

Herramientas de planificación

Existe un sinfín de herramientas que permiten planificar y gestionar todo tipo de actividades en línea y de manera colaborativa, pasando por los tradicionales diagramas de Gantt hasta el desarrollo de mapas mentales, tableros de Kanban o simples post-it. En SMARTFENSE, preferimos Trello como instrumento de planificación genérico, que posee la flexibilidad de adaptarse prácticamente a cualquier proceso que desee modelarse.

Por otro lado, usamos Zenhub para cuestiones más específicas como la gestión del desarrollo del producto mediante el framework SCRUM.

Google Calendar también complementa a todo lo dicho anteriormente.

Herramientas de desarrollo

En cuanto a SMARTFENSE, entrando ya en el mundo del desarrollo de software, se utilizan diversas herramientas como Github para la gestión del código, QATouch para la gestión del testing o Heroku como plataforma base.

Herramientas de marketing

Al estar presentes en LinkedIn, Twitter y Blogger, Hootsuite nos facilita la programación de las campañas.

También hacemos uso de Google Analytics, y las herramientas de analítica de cada red social para conocer las reacciones de nuestros usuarios.

Herramientas de formación

En este caso nos apoyamos en SMARTFENSE tanto para la certificación técnica como comercial, a través de los componentes de Módulos interactivos y exámenes.

Herramientas de seguridad

Si bien hacemos uso de múltiples herramientas tanto a nivel personal como corporativo que son 100% online, no podemos dar información sobre las mismas por aspectos de confidencialidad.

Conclusión

Más allá de las tecnologías en particular, se destaca que todas ellas tienen en común el hecho de ser herramientas en la nube, que pueden accederse desde cualquier lugar con una conexión a Internet y un navegador web. 

Elegir herramientas de este tipo es importante para el teletrabajo, pero tener un equipo de personas predispuesto a trabajar de esta forma es indispensable.

¿Estás preparado para comenzar a teletrabajar?

Nota: Todas las herramientas mencionadas en este artículo pueden ser utilizadas de manera gratuita estando al alcance de cualquier organización.

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